Logiciel de gestion pour école de musique
Gérez votre école de musique au même endroit : cours individuels et collectifs dans un planning hebdomadaire, présences, élèves et familles, niveaux et répertoire, inscriptions aux examens, frais trimestriels ou mensuels et paiement en ligne. Les parents suivent les cours, la progression et les factures dans un espace sur leur téléphone, et vos professeurs font l’appel depuis le leur.
Essai gratuit de 14 jours · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Cours, niveaux et frais dans un seul système
Une école de musique tourne autour d’un planning hebdomadaire serré : des dizaines de cours de piano et de guitare de 30 minutes, quelques cours collectifs de formation musicale, de chorale ou d’éveil musical, des professeurs qui ont chacun leur emploi du temps, et des familles qui paient au trimestre ou au mois. Ajoutez les inscriptions aux examens quelques fois par an, et le tableur ne suit vite plus.
ClubTide donne à chaque cours sa place dans le planning hebdomadaire, qu’il s’agisse d’un cours collectif ou d’un cours individuel configuré comme un groupe d’un seul élève. Les professeurs font l’appel sur leur téléphone, les factures partent à temps et les parents paient par carte. L’application parle aussi votre langue : élèves, professeurs, niveaux et répertoire.
Les niveaux sont facultatifs. Partez du modèle « Niveaux de musique » (Éveil, Niveau 1 à Niveau 8, Diplôme) ou des niveaux plus simples « Débutant à avancé », renommez-les selon votre façon d’enseigner et listez les morceaux, gammes et autres exigences de chaque niveau.
Planning des cours individuels et collectifs
Créez une discipline pour chaque instrument ou matière : piano, guitare, violon, chant, batterie ou formation musicale. Ajoutez des cours collectifs avec une capacité, et configurez chaque cours individuel comme un groupe d’un seul élève avec son professeur, sa salle et son horaire hebdomadaire. Le planning crée automatiquement chaque cours.
Quand un professeur est absent ou qu’un cours est déplacé, modifiez-le une seule fois et la famille est prévenue par e-mail et dans l’espace famille. Chaque professeur ne voit que ses propres élèves et ses cours.
- Disciplines par instrument, en cours collectif ou individuel
- Planning hebdomadaire qui crée chaque cours
- Cours déplacés ou annulés avec notification des familles
- Les professeurs ne voient que leurs propres élèves
Les présences à chaque cours
Les professeurs notent chaque élève présent, en retard, excusé, absent ou en cours d’essai depuis leur téléphone. Chaque pointage est conservé dans l’historique de l’élève : vous savez toujours combien de cours ont été donnés et manqués.
Les rapports de présence par groupe et par période permettent de repérer facilement les élèves qui manquent souvent avant qu’ils n’abandonnent.
- Présent, en retard, excusé, absent ou essai
- Historique complet des cours par élève
- Rapports de présence par groupe et par période
Niveaux, répertoire et inscriptions aux examens
Partez du modèle « Niveaux de musique » ou « Débutant à avancé ». Pour chaque niveau, listez le répertoire, les gammes et les autres exigences, et les professeurs notent la progression de chaque élève au fil de l’eau. Ajoutez un nombre minimum de cours, de mois au niveau actuel ou la validation du professeur, et ClubTide montre qui est prêt. C’est toujours un professeur qui décide.
À l’approche d’une session d’examens, créez-la avec une date, un lieu, des frais et une date limite d’inscription, invitez les élèves prêts et laissez les parents les inscrire depuis l’espace famille. Chaque inscription ajoute les frais d’examen aux factures de la famille. Enregistrez ensuite les résultats et faites passer au niveau supérieur tous les reçus en une seule étape.
- Modèles « Niveaux de musique » et « Débutant à avancé », entièrement modifiables
- Répertoire et exigences pour chaque niveau
- Inscriptions aux examens par les parents dans l’espace famille, frais facturés
- Résultats et historique permanent des niveaux par élève
Frais trimestriels, carnets de séances et paiement en ligne
Configurez vos formules comme vous facturez : au mois, au trimestre, à l’année ou un forfait unique par période, avec des frais d’inscription facultatifs. Accordez une remise en pourcentage aux frères et sœurs et mettez une formule en pause pendant l’été. ClubTide émet les factures à leur échéance.
Les parents paient par carte dans l’espace famille, directement sur le compte Stripe de votre école, ou enregistrent une carte pour le paiement automatique. Les espèces et virements s’enregistrent en un clic, et les factures en retard sont signalées après votre délai de grâce.
- Frais mensuels, trimestriels, annuels ou forfait unique
- Remises fratrie et formules en pause
- Paiement par carte sur votre propre compte Stripe, avec paiement automatique
Un espace famille que les parents ouvrent vraiment
Les familles voient le planning des cours, les présences, la progression de niveau et les factures de chaque enfant sur leur téléphone, en français, anglais, allemand, espagnol ou roumain. Elles paient, inscrivent aux examens et choisissent les messages qu’elles reçoivent.
Envoyez des annonces à toute l’école ou à un seul groupe, d’un changement d’horaire à un rappel sur les inscriptions aux examens.
- Planning, présences, progression et paiements au même endroit
- Annonces pour un groupe ou toute l’école
- Notifications par e-mail et dans l’application
Inscription en ligne, consentement et import CSV
Placez votre formulaire d’inscription sur votre site web. Les parents ajoutent un ou plusieurs enfants, remplissent vos propres champs, comme l’instrument ou le jour de cours souhaité, et acceptent en ligne vos formulaires de consentement et vos conditions. Vous validez chaque inscription en un clic, et chaque formulaire accepté est conservé avec une copie PDF.
Vous quittez les tableurs ? Importez élèves et familles depuis un fichier CSV. Les outils RGPD vous permettent d’exporter ou d’anonymiser les données d’un élève sur demande.
- Champs personnalisés et formulaires de consentement versionnés
- Copie PDF de chaque formulaire accepté
- Import CSV et outils de données RGPD
Votre école de musique prête pour les cours de la semaine prochaine
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1
Ajoutez professeurs et cours
Créez vos instruments, cours collectifs et cours individuels dans le planning hebdomadaire.
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2
Faites venir vos élèves
Importez les familles depuis un fichier CSV ou partagez votre formulaire d’inscription en ligne.
-
3
Configurez frais et niveaux
Ajoutez vos formules et choisissez un modèle de niveaux si vous préparez aux examens.
Plus pour les écoles de musique
Toutes les écoles ClubTide utilisent les mêmes outils. Découvrez les fonctionnalités en détail, ou consultez le prix mensuel pour votre école.
- Tarifs et essai gratuit →
- Toutes les fonctionnalités de ClubTide →
- Fonctionnement du suivi des présences →
- Fonctionnement de la facturation et du paiement en ligne →
- Fonctionnement de l’espace famille →
- Fonctionnement du suivi des niveaux et des examens →
- Logiciel pour école de danse →
- Logiciel pour clubs sportifs jeunes →
Questions des écoles de musique
Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous et nous vous répondrons.
ClubTide gère-t-il les cours individuels ?
Oui. Configurez chaque cours individuel comme un groupe d’un seul élève avec son professeur, sa salle et son horaire hebdomadaire. Il fonctionne ensuite comme n’importe quel cours : cours planifiés, présences et facturation.
Quels systèmes de niveaux puis-je utiliser comme point de départ ?
Il existe deux modèles : « Niveaux de musique » (Éveil, Niveau 1 à Niveau 8 et Diplôme) et « Débutant à avancé ». Vous pouvez renommer, ajouter ou supprimer des niveaux et lister le répertoire de chacun.
Les parents peuvent-ils inscrire leur enfant à un examen en ligne ?
Oui. Invitez les élèves prêts, et les parents les inscrivent depuis l’espace famille. Chaque inscription ajoute les frais d’examen aux factures de la famille.
Puis-je facturer au trimestre ?
Oui. Les formules peuvent être mensuelles, trimestrielles, annuelles ou un forfait unique avec sa propre date d’échéance, et les parents peuvent payer par carte ou par paiement automatique.
Dois-je forcément utiliser des niveaux ?
Non. Les niveaux sont facultatifs. Si vous ne préparez pas aux examens, laissez-les de côté et utilisez ClubTide pour le planning, les présences, les frais et l’espace famille.
Moins d’administratif entre les cours, plus de temps pour la musique
Configurez votre club en deux minutes et essayez toutes les fonctionnalités gratuitement pendant 14 jours.
Aucune carte bancaire n’est demandée à l’inscription.