Software für die Musikschulverwaltung
Führen Sie Ihre Musikschule an einem Ort: Einzel- und Gruppenunterricht im Wochenplan, Anwesenheit, Schüler und Familien, Stufen und Repertoire, Prüfungsanmeldungen, Gebühren pro Semester oder Monat und Online-Zahlungen. Eltern verfolgen Unterricht, Fortschritt und Rechnungen in einem Portal auf dem Handy, und Ihre Lehrer führen die Anwesenheitsliste auf ihrem.
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Unterricht, Stufen und Gebühren in einem System
Eine Musikschule lebt von einem dichten Wochenplan: Dutzende 30-minütige Klavier- und Gitarrenstunden, einige Gruppenkurse für Musiktheorie, Chor oder musikalische Früherziehung, Lehrer mit jeweils eigenem Stundenplan und Familien, die pro Semester oder pro Monat zahlen. Kommen ein paar Mal im Jahr Prüfungsanmeldungen dazu, ist die Tabellenkalkulation schnell überfordert.
ClubTide gibt jeder Stunde ihren Platz im Wochenplan – ob Gruppenkurs oder Einzelunterricht, angelegt als Gruppe mit einer Person. Lehrer führen die Anwesenheitsliste auf dem Handy, Rechnungen gehen pünktlich raus und Eltern zahlen per Karte. Auch die Begriffe passen: Schüler, Lehrer, Stufen und Repertoire.
Stufen sind optional. Starten Sie mit der Vorlage „Musikstufen“ (Vorstufe, Stufe 1 bis Stufe 8, Diplom) oder den einfacheren Stufen von Anfänger bis Fortgeschritten, benennen Sie sie passend zu Ihrem Unterricht um und hinterlegen Sie Stücke, Tonleitern und weitere Anforderungen für jede Stufe.
Unterrichtsplanung für Einzel- und Gruppenunterricht
Legen Sie für jedes Instrument oder Fach ein Programm an, etwa Klavier, Gitarre, Violine, Gesang, Schlagzeug oder Musiktheorie. Fügen Sie Gruppenkurse mit Kapazität hinzu und legen Sie jeden Einzelunterricht als Gruppe mit einer Person an – mit Lehrer, Standort und wöchentlicher Uhrzeit. Der Stundenplan erstellt jede Stunde automatisch.
Fällt ein Lehrer aus oder wird eine Stunde verschoben, ändern Sie sie einmal, und die Familie wird per E-Mail und im Portal benachrichtigt. Jeder Lehrer sieht nur seine eigenen Schüler und Stunden.
- Programme pro Instrument, mit Gruppen- oder Einzelunterricht
- Wochenplan, der jede Stunde erstellt
- Verschobene oder abgesagte Stunden mit Benachrichtigung der Familie
- Lehrer sehen nur ihre eigenen Schüler
Anwesenheit für jede Stunde
Lehrer markieren jeden Schüler auf dem Handy als anwesend, verspätet, entschuldigt, abwesend oder in einer Probestunde. Jeder Eintrag bleibt in der Historie des Schülers, sodass Sie immer wissen, wie viele Stunden gegeben wurden und wie viele ausgefallen sind.
Anwesenheitsberichte nach Gruppe und Zeitraum zeigen frühzeitig, welche Schüler immer wieder fehlen – bevor sie aufhören.
- Anwesend, verspätet, entschuldigt, abwesend oder Probestunde
- Vollständige Unterrichtshistorie pro Schüler
- Anwesenheitsberichte nach Gruppe und Zeitraum
Stufen, Repertoire und Prüfungsanmeldungen
Nutzen Sie die Vorlage „Musikstufen“ oder „Anfänger bis Fortgeschritten“ als Ausgangspunkt. Hinterlegen Sie für jede Stufe Repertoire, Tonleitern und weitere Anforderungen, und Lehrer erfassen laufend den Fortschritt jedes Schülers. Ergänzen Sie eine Mindestzahl an Stunden, Monate in der aktuellen Stufe oder eine Freigabe durch den Lehrer, und ClubTide zeigt, wer bereit ist. Die Entscheidung trifft immer ein Lehrer.
Steht ein Prüfungstermin an, legen Sie ihn mit Datum, Ort, Gebühr und Anmeldeschluss an, laden die bereiten Schüler ein und lassen die Eltern sie im Portal anmelden. Jede Anmeldung fügt die Prüfungsgebühr den Rechnungen der Familie hinzu. Danach erfassen Sie die Ergebnisse und stufen alle, die bestanden haben, in einem Schritt hoch.
- Vorlagen „Musikstufen“ und „Anfänger bis Fortgeschritten“, frei anpassbar
- Repertoire und Anforderungen für jede Stufe
- Prüfungsanmeldung durch die Eltern im Portal, Gebühr automatisch berechnet
- Ergebnisse und dauerhafte Stufenhistorie pro Schüler
Semestergebühren, Stundenpakete und Online-Zahlungen
Richten Sie Tarife so ein, wie Sie abrechnen: monatlich, vierteljährlich, jährlich oder als einmalige Semestergebühr, mit optionaler Anmeldegebühr. Geben Sie Geschwistern einen prozentualen Rabatt und pausieren Sie einen Tarif über den Sommer. ClubTide stellt die Rechnungen, sobald sie fällig werden.
Eltern zahlen im Portal per Karte direkt auf das eigene Stripe-Konto Ihrer Schule oder speichern eine Karte für die automatische Zahlung. Barzahlungen und Überweisungen erfassen Sie mit einem Klick, und überfällige Rechnungen werden nach Ihrer Kulanzfrist markiert.
- Monatliche, vierteljährliche, jährliche oder einmalige Semestergebühren
- Geschwisterrabatte und pausierte Tarife
- Kartenzahlung auf Ihr eigenes Stripe-Konto, mit automatischer Zahlung
Ein Elternportal, das Familien wirklich nutzen
Familien sehen Stundenplan, Anwesenheit, Fortschritt in den Stufen und Rechnungen für jedes Kind auf dem Handy – auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder Rumänisch. Sie bezahlen, melden zu Prüfungen an und wählen, welche Nachrichten sie erhalten.
Senden Sie Mitteilungen an die ganze Schule oder an eine Gruppe – von der Stundenplanänderung bis zur Erinnerung an die Prüfungsanmeldung.
- Stundenplan, Anwesenheit, Fortschritt und Zahlungen an einem Ort
- Mitteilungen an eine Gruppe oder die ganze Schule
- Benachrichtigungen per E-Mail und in der App
Online-Anmeldung, Einwilligungen und CSV-Import
Binden Sie Ihr Anmeldeformular auf Ihrer Website ein. Eltern melden ein oder mehrere Kinder an, füllen Ihre eigenen Felder aus, etwa Instrument oder bevorzugten Unterrichtstag, und akzeptieren Ihre Einwilligungserklärungen und Bedingungen online. Sie geben jede Anmeldung mit einem Klick frei, und jedes akzeptierte Formular wird mit einer PDF-Kopie aufbewahrt.
Sie steigen von Tabellen um? Importieren Sie Schüler und Familien aus einer CSV-Datei. Mit den DSGVO-Werkzeugen exportieren oder anonymisieren Sie die Daten eines Schülers auf Anfrage.
- Eigene Felder und versionierte Einwilligungserklärungen
- PDF-Kopie jedes akzeptierten Formulars
- CSV-Import und DSGVO-Datenwerkzeuge
Ihre Musikschule bereit für die Stunden der nächsten Woche
-
1
Lehrer und Unterricht anlegen
Erstellen Sie Ihre Instrumente, Gruppenkurse und Einzelstunden im Wochenplan.
-
2
Schüler übernehmen
Importieren Sie Familien aus einer CSV-Datei oder teilen Sie Ihr Online-Anmeldeformular.
-
3
Gebühren und Stufen einrichten
Legen Sie Ihre Tarife an und wählen Sie eine Stufenvorlage, wenn Sie nach Stufen unterrichten.
Mehr für Musikschulen
Jede Schule in ClubTide arbeitet mit denselben Werkzeugen. Sehen Sie sich die Funktionen genauer an oder prüfen Sie den Monatspreis für Ihre Schule.
- Preise und kostenlose Testphase →
- Alle Funktionen von ClubTide →
- So funktioniert die Anwesenheitserfassung →
- So funktionieren Abrechnung und Online-Zahlungen →
- So funktioniert das Elternportal →
- So funktioniert die Verwaltung von Stufen und Prüfungen →
- Software für Tanzschulen →
- Software für Jugendsportvereine →
Kann ClubTide Einzelunterricht abbilden?
Ja. Legen Sie jeden Einzelunterricht als Gruppe mit einer Person an, mit Lehrer, Standort und wöchentlicher Uhrzeit. Danach funktioniert er wie jeder Kurs: geplante Stunden, Anwesenheit und Abrechnung.
Mit welchen Stufensystemen kann ich starten?
Es gibt zwei Vorlagen: „Musikstufen“ (Vorstufe, Stufe 1 bis Stufe 8 und Diplom) und Stufen von Anfänger bis Fortgeschritten. Sie können Stufen umbenennen, hinzufügen oder entfernen und für jede das Repertoire hinterlegen.
Können Eltern ihr Kind online zur Prüfung anmelden?
Ja. Laden Sie die bereiten Schüler ein, und die Eltern melden sie im Elternportal an. Jede Anmeldung fügt die Prüfungsgebühr den Rechnungen der Familie hinzu.
Kann ich pro Semester abrechnen?
Ja. Tarife können monatlich, vierteljährlich, jährlich oder eine einmalige Gebühr mit eigenem Fälligkeitsdatum sein, und Eltern zahlen per Karte oder mit automatischer Zahlung.
Muss ich überhaupt Stufen verwenden?
Nein. Stufen sind optional. Wenn Sie nicht nach Stufen unterrichten, lassen Sie sie weg und nutzen ClubTide für Stundenplan, Anwesenheit, Gebühren und das Elternportal.
Weniger Verwaltung zwischen den Stunden, mehr Zeit für Musik
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