Logiciel de gestion de dojo
ClubTide gère le quotidien de votre dojo : pratiquants et familles, cours enfants et adultes, présences sur le tatami, ceintures et examens de grade, cotisations facturées automatiquement et un espace pour les parents. Il convient au karaté, au judo, au taekwondo, au jiu-jitsu, à l’aïkido, au kung-fu ou à tout style avec des grades, et aux dojos qui enseignent plusieurs styles sous le même toit.
Essai gratuit de 14 jours · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Tout ce qui fait tourner un dojo, relié
Un petit dojo commence souvent avec un tableur pour les adhérents, une feuille d’appel papier, un classeur de décharges signées et un cahier pour savoir qui a payé ce mois-ci. Cela fonctionne jusqu’à ce que l’école grandisse : un deuxième professeur, une section enfants, quelques familles de trois enfants, des examens de grade chaque saison. Les éléments ne communiquent plus entre eux, et le professeur principal passe ses soirées à tout rapprocher.
ClubTide réunit ces éléments dans un seul système adapté au fonctionnement des écoles d’arts martiaux. Les fiches des pratiquants sont liées aux familles et aux responsables légaux. Les cours découlent d’un planning hebdomadaire. Les présences comptent pour la prochaine ceinture. Les adhésions génèrent les factures. Les parents voient le planning, le grade et le solde de leur enfant dans leur propre espace. Rien n’est à saisir deux fois.
Il est conçu d’abord pour les arts martiaux : grades, programme technique et examens font partie du cœur du produit, ce ne sont pas des options. Et comme les disciplines sont en texte libre, le même dojo peut proposer un cours de renforcement musculaire ou de yoga à côté de ses groupes d’arts martiaux.
Pratiquants, familles et responsables légaux
Chaque pratiquant a une fiche avec ses coordonnées, son statut, ses groupes, son grade, ses présences et sa facturation. Les enfants sont rattachés à une famille avec un ou plusieurs responsables légaux qui gèrent les paiements et les urgences, chacun avec sa langue et ses préférences de notification. Ajoutez des champs personnalisés pour tout ce que vous suivez d’autre, comme la taille du kimono ou l’établissement scolaire.
Les statuts (essai, actif, en pause, inactif et archivé) gardent votre effectif à jour. L’archivage conserve l’historique d’un pratiquant sans le compter comme actif, et les informations médicales ne sont visibles que par le personnel autorisé.
- Familles avec plusieurs enfants et responsables légaux
- Champs personnalisés et statuts d’adhérent clairs
- Import CSV avec correspondance des colonnes et détection des doublons
- Informations médicales réservées selon les droits
Plusieurs styles et systèmes de grades dans un même dojo
Créez un système de grades pour chaque style ou tranche d’âge que vous enseignez. Partez des modèles karaté, judo, taekwondo, jiu-jitsu brésilien (adultes et enfants) ou Qwan Ki Do, ou construisez n’importe quel autre système de zéro avec vos propres noms de ceintures, couleurs et barrettes.
Chaque grade peut exiger un nombre minimum de cours, de mois au grade, un âge minimum, des techniques du programme et la validation de l’entraîneur. ClubTide montre qui est prêt, et un professeur confirme chaque passage de grade. L’historique des grades ne peut plus être modifié ensuite.
- Plusieurs systèmes de grades, par exemple enfants et adultes
- Sections et techniques du programme par grade
- Listes des candidats prêts, passages toujours confirmés par un professeur
Planning des cours et présences sur le tatami
Configurez disciplines, groupes et sites, puis un planning hebdomadaire. Les séances apparaissent automatiquement dans le calendrier, et déplacer ou annuler une séance prévient les familles concernées.
Les professeurs ouvrent l’écran Aujourd’hui sur leur téléphone et notent chaque pratiquant présent, en retard, excusé, absent ou à l’essai. Ils ne voient que les groupes qu’ils encadrent. L’historique, les taux et les rapports de présence se remplissent tout seuls.
- Groupes avec capacité, site et professeurs
- Appel en quelques secondes depuis un téléphone
- Rapports de présence par groupe, professeur et pratiquant
Des examens de grade sans paperasse
Créez un examen de grade avec date, site, capacité, date limite et frais facultatifs. Invitez les candidats par e-mail, laissez les parents les inscrire depuis l’espace famille et faites facturer les frais automatiquement. Enregistrez les résultats (réussi, échoué ou absent), puis faites passer de grade les pratiquants reçus en une seule action groupée.
- Invitations et inscription dans l’espace famille
- Frais d’examen facultatifs sur la facture de la famille
- Passage de grade groupé des candidats reçus
Cotisations, formules famille et paiements en ligne
Créez des formules avec facturation hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou unique, des frais d’inscription facultatifs et des jours d’essai. Attribuez une formule à un pratiquant, ajoutez si besoin une remise famille ou une bourse, et ClubTide émet les factures à chaque période. Mettez une adhésion en pause pendant une blessure ou les vacances d’été.
Les parents paient par carte sur le compte Stripe de votre dojo et peuvent enregistrer une carte pour le paiement automatique facultatif. Les espèces et virements sont enregistrés avec reçus. Les comptes en retard sont signalés après votre délai de grâce, et personne n’est exclu des cours.
- Factures récurrentes et frais ponctuels
- Remises en pourcentage et pauses d’adhésion
- Paiement par carte, paiement automatique, remboursements et reçus
Inscription en ligne, décharges et pratiquants à l’essai
Partagez un lien d’inscription sur votre site web ou vos réseaux sociaux. Les nouvelles familles saisissent leurs informations et acceptent en ligne votre décharge et le consentement RGPD. Valider une inscription crée la famille, le responsable légal, le pratiquant, le groupe et le consentement signé en une seule étape. Les décharges sont versionnées, avec une copie PDF de chaque signature.
- Formulaires d’inscription avec champs personnalisés
- Décharges et formulaires de consentement versionnés avec copies PDF
- Statut essai pour relancer les nouveaux pratiquants
Un espace pour les parents, des rôles pour l’équipe
Les parents disposent d’un espace adapté au mobile avec le planning, les présences, le grade et la progression de chaque enfant, les factures, l’inscription aux examens et les décharges signées. L’équipe obtient exactement les accès nécessaires : propriétaire, administrateur, entraîneur ou accueil, avec connexion à deux facteurs et journal d’audit des actions importantes.
- Espace famille avec paiements en ligne
- Annonces à tout le dojo ou à un groupe
- Rôles de l’équipe, connexion à deux facteurs et journal d’audit
De l’inscription à votre premier cours le jour même
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1
Créez le compte de votre dojo
Saisissez le nom de votre dojo, votre pays et votre e-mail. L’essai de 14 jours commence aussitôt.
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2
Ajoutez cours, grades et pratiquants
Configurez groupes et systèmes de ceintures, puis ajoutez les pratiquants ou importez-les depuis un fichier CSV.
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3
Invitez professeurs et parents
Les professeurs font l’appel, les parents paient et suivent la progression dans l’espace famille.
Découvrez ClubTide pour votre dojo
Explorez les fonctionnalités que votre dojo utilisera chaque semaine, ou voyez comment ClubTide s’adapte au style que vous enseignez.
Questions sur le logiciel de gestion de dojo
Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous et nous vous répondrons.
Quels styles d’arts martiaux ClubTide prend-il en charge ?
Tous les styles avec des grades. Des modèles existent pour le karaté, le judo, le taekwondo, le jiu-jitsu brésilien (adultes et enfants) et le Qwan Ki Do, et vous pouvez créer de zéro un système de grades pour l’aïkido, le kung-fu, le kickboxing ou tout autre style.
Un même dojo peut-il enseigner plusieurs styles ?
Oui. Ajoutez une discipline et un système de grades pour chaque style ou tranche d’âge. Les pratiquants peuvent appartenir à plusieurs groupes et détenir des grades dans plusieurs systèmes.
Puis-je importer ma liste actuelle de pratiquants ?
Oui. Téléversez un fichier CSV, faites correspondre les colonnes, vérifiez l’aperçu et importez. Les doublons sont ignorés automatiquement.
Les pratiquants sont-ils exclus des cours en cas de retard de paiement ?
Non. Les factures impayées passent en retard après votre délai de grâce pour que vous puissiez relancer, mais les présences et tout le reste continuent de fonctionner.
Y a-t-il un engagement ou des frais de mise en service ?
Non. Vous commencez par un essai gratuit de 14 jours sans carte, puis payez chaque mois (ou chaque année, avec une remise) selon votre nombre d’adhérents actifs. Vous pouvez résilier à tout moment.
Moins de temps sur les tableurs, plus de temps sur le tatami
Configurez votre club en deux minutes et essayez toutes les fonctionnalités gratuitement pendant 14 jours.
Aucune carte bancaire n’est demandée à l’inscription.