Logiciel de gestion des cotisations pour arts martiaux
Ne courez plus après les cotisations au début de chaque mois. ClubTide facture les adhésions selon le calendrier, permet aux parents de payer par carte directement sur le compte Stripe de votre club, enregistre tout aussi facilement les paiements en espèces et par virement, et montre d’un coup d’œil qui est en retard, sans jamais priver un pratiquant de cours.
Essai gratuit de 14 jours · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Une facturation adaptée à la façon dont les clubs d’arts martiaux facturent vraiment
Une cotisation d’arts martiaux se résume rarement à un tarif unique. Il y a la section enfants et la section adultes, une remise famille pour les frères et sœurs, une aide pour un pratiquant qui en a besoin, une formule annuelle payée d’avance, des frais d’inscription pour les nouveaux, des frais d’examen avant chaque passage de grade, et une famille qui veut faire une pause l’été.
Les tableurs et les outils de facturation génériques gèrent mal ce mélange : les dirigeants finissent par tout suivre à la main et par relancer les paiements en personne. ClubTide a été conçu autour des adhésions : vous décrivez vos formules une fois, vous les attribuez aux pratiquants, et les factures suivent.
Les paiements vont directement à votre club. ClubTide ne détient jamais votre argent et ne voit jamais les numéros de carte : les parents saisissent leurs coordonnées bancaires sur des pages hébergées par Stripe, et le paiement arrive sur votre propre compte Stripe.
Des formules d’adhésion pour chaque section
Créez autant de formules que nécessaire. Chacune a un tarif, une périodicité (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou paiement unique), un jour d’échéance, des frais d’inscription facultatifs pour les nouveaux adhérents et des jours d’essai facultatifs avant le début de la facturation.
Attribuez une formule à un pratiquant et ClubTide crée l’adhésion. Ajustez le tarif d’un seul pratiquant, ajoutez une remise en pourcentage avec un motif (famille, aide financière, encadrant ou offre promotionnelle), ou mettez une adhésion en pause pendant une blessure ou une absence.
- Formules hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles ou à paiement unique
- Jour d’échéance, frais d’inscription et jours d’essai par formule
- Remises en pourcentage avec motif, et pauses d’adhésion
Des factures récurrentes qui s’émettent toutes seules
Chaque jour, ClubTide vérifie quelles adhésions arrivent à échéance et émet les factures de la nouvelle période, remises appliquées. Les familles reçoivent un e-mail avec la facture et un lien pour la payer. Fini la séance de facturation mensuelle sur la table de la cuisine.
Les frais ponctuels fonctionnent aussi. Quand une famille inscrit son enfant à un passage de grade payant, les frais d’examen sont ajoutés sous forme de facture payable en ligne, à côté de la cotisation habituelle.
- Factures émises automatiquement à chaque échéance
- E-mail à la famille avec un lien de paiement
- Factures ponctuelles, comme les frais de passage de grade
Paiements par carte en ligne sur votre propre compte Stripe
Connectez le compte Stripe de votre club et les parents peuvent payer n’importe quelle facture par carte depuis l’espace famille. Le paiement se fait sur une page sécurisée hébergée par Stripe, et l’argent arrive directement sur votre compte Stripe. Stripe prélève ses frais de traitement habituels selon le contrat entre votre club et Stripe.
ClubTide ne conserve jamais les numéros de carte. Il garde uniquement les références Stripe nécessaires ainsi que la marque et les quatre derniers chiffres de la carte pour l’affichage : votre club n’a pas à manipuler de données de carte.
- Paiements par carte via Stripe Checkout
- Argent versé directement sur le compte Stripe de votre club
- Aucun numéro de carte stocké dans ClubTide
Paiement automatique facultatif par carte enregistrée
Activez le paiement automatique pour votre club et les parents peuvent enregistrer une carte sur une page hébergée par Stripe, soit directement, soit en payant une facture. Ensuite, chaque cotisation récurrente est débitée de la carte enregistrée dès son émission, et la famille reçoit un reçu au lieu d’une facture à régler. Les factures ponctuelles, comme les frais d’événement ou d’examen, ne sont jamais débitées automatiquement.
Si un débit échoue, ClubTide l’enregistre, envoie au parent un e-mail avec un lien pour payer depuis l’espace famille et réessaie une fois trois jours plus tard. Les parents peuvent désactiver le paiement automatique depuis leur espace à tout moment.
- Les parents enregistrent leur carte en toute sécurité sur Stripe
- Cotisations récurrentes débitées automatiquement dès leur émission
- Échecs de paiement signalés, avec une nouvelle tentative automatique
Espèces et virements aussi
Toutes les familles ne paient pas en ligne, et ce n’est pas un problème. L’accueil enregistre en quelques clics un paiement en espèces ou par virement bancaire sur la facture, et la famille reçoit un reçu. Les remboursements s’enregistrent de la même façon, pour un solde toujours juste.
Chaque paiement, quel que soit le moyen utilisé, apparaît dans l’historique de la famille et dans vos rapports de paiements.
- Paiements en espèces et par virement bancaire
- Un reçu pour chaque paiement
- Remboursements rattachés au paiement d’origine
Un suivi des retards qui ne prive jamais de cours
Définissez un délai de grâce en jours (sept par défaut). Si une facture reste impayée au-delà, l’adhésion est marquée en retard et la famille est prévenue une seule fois, poliment. La liste des retards vous montre chaque famille ayant un solde dû : une courte discussion remplace un mois de suppositions.
La facturation ne désactive jamais un pratiquant. Un enfant avec une facture impayée peut toujours s’entraîner et être pointé ; la suite à donner au solde reste votre décision.
- Délai de grâce configurable avant le retard
- Un seul avis à la famille, sans relances incessantes
- Les pratiquants ne sont jamais privés de cours pour un impayé
Rapports de paiements et tableau de bord
Voyez ce qui a été encaissé sur n’importe quelle période, ventilé par formule d’adhésion et par moyen de paiement, remboursements déduits. Le tableau de bord affiche les recettes à côté des adhérents et des présences : la santé de votre club sur un seul écran. Les montants s’affichent dans la devise de votre club : euros, dollars américains, lei roumains et autres.
- Recettes encaissées par formule et par moyen de paiement
- Remboursements déduits automatiquement
- EUR, USD, RON et autres, selon votre club
Configurez la facturation une fois, puis laissez-la tourner
-
1
Créez vos formules
Enfants, adultes, annuelle ou famille : tarifs, périodicités, jours d’échéance et frais d’inscription.
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2
Connectez Stripe
Reliez le compte Stripe de votre club pour que les parents puissent payer par carte.
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3
Attribuez les adhésions
Les factures partent selon le calendrier, et les paiements comme les retards se mettent à jour tout seuls.
La facturation est reliée à tout le reste
Les factures sont liées aux adhésions, les frais d’examen viennent des passages de grade et les parents paient dans leur espace. Découvrez les parties de ClubTide qui fonctionnent avec la facturation, et comment nous protégeons les données de paiement.
Questions sur la facturation et les paiements
Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous et nous vous répondrons.
Où va l’argent des paiements en ligne ?
Directement sur le compte Stripe de votre club. ClubTide ne détient pas vos fonds et ne les fait pas transiter. Stripe prélève ses frais de traitement habituels selon votre contrat avec Stripe.
ClubTide stocke-t-il les numéros de carte bancaire ?
Non. Les coordonnées de carte sont saisies uniquement sur des pages hébergées par Stripe. ClubTide conserve les références Stripe nécessaires ainsi que la marque et les quatre derniers chiffres de la carte, uniquement pour l’affichage.
Les parents peuvent-ils être débités automatiquement chaque mois ?
Oui, si vous activez le paiement automatique pour votre club. Les parents enregistrent une carte sur Stripe, et chaque cotisation récurrente y est débitée dès son émission. Les factures ponctuelles ne sont jamais débitées automatiquement. Les parents peuvent désactiver le paiement automatique depuis leur espace à tout moment.
Puis-je accorder des remises fratrie ou des aides financières ?
Oui. Chaque adhésion peut avoir une remise en pourcentage avec un motif (famille, aide financière, encadrant ou offre promotionnelle), appliquée à chaque facture.
Que se passe-t-il quand une famille ne paie pas ?
Après le délai de grâce, l’adhésion est marquée en retard et la famille reçoit un avis. Le pratiquant n’est jamais désactivé ni privé de cours ; la façon de régler le solde vous appartient.
Puis-je encore accepter les espèces et les virements ?
Oui. Enregistrez des paiements en espèces ou par virement bancaire sur n’importe quelle facture, et la famille reçoit un reçu comme pour un paiement par carte.
Moins de temps sur les tableurs, plus de temps sur le tatami
Configurez votre club en deux minutes et essayez toutes les fonctionnalités gratuitement pendant 14 jours.
Aucune carte bancaire n’est demandée à l’inscription.