Logiciel de gestion des adhérents pour les arts martiaux
Réunissez chaque pratiquant, chaque famille et chaque adhésion au même endroit. ClubTide vous offre des fiches pratiquants complètes liées à leurs parents, des statuts clairs de l’essai à l’archivage, des formules d’adhésion avec remises et pauses, une inscription en ligne avec décharges signées, et un import CSV pour reprendre votre liste existante en quelques minutes.
Essai gratuit de 14 jours · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Votre liste d’adhérents est le socle du club
Tout le reste, dans un club d’arts martiaux, dépend d’une liste d’adhérents fiable : qui s’entraîne, dans quel groupe, qui paie pour qui, qui appeler en cas d’urgence et quelles décharges ont été signées. Quand cette liste est éparpillée entre trois tableurs et un classeur, tout ce qui repose dessus vacille.
Les clubs d’arts martiaux ont aussi des particularités que les outils génériques ignorent. La plupart des pratiquants sont des enfants, et votre interlocuteur est un parent. Les frères et sœurs s’entraînent dans des groupes différents mais partagent une seule facture. Les futurs pratiquants viennent faire un cours d’essai avant de s’engager. Les familles font une pause l’été et reviennent en septembre.
ClubTide modélise tout cela directement. Les familles regroupent responsables légaux et pratiquants, les adhésions portent les tarifs et les remises, et les statuts vous indiquent d’un coup d’œil qui est sur le tatami et qui ne l’est pas.
Pratiquants, familles et responsables légaux
Chaque pratiquant appartient à une famille. Les responsables légaux sont les contacts pour la facturation et les urgences, chacun avec sa propre langue et ses préférences de notification : un parent qui préfère l’anglais reçoit ses e-mails en anglais. Les frères et sœurs partagent la même famille, ce qui centralise facturation et communication même s’ils s’entraînent dans des groupes différents.
Les enfants n’ont jamais besoin de leur propre identifiant. Les parents se connectent à l’espace famille et y retrouvent tous leurs enfants.
- Familles avec plusieurs responsables légaux et pratiquants
- Contacts de facturation et d’urgence pour chaque famille
- Langue et préférences de notification par responsable légal
Des statuts clairs, de l’essai à l’archivage
Chaque adhérent a un statut : essai, actif, en pause, inactif ou archivé. Les pratiquants à l’essai sont faciles à repérer et à relancer après leurs premiers cours, et les pratiquants en pause restent dans vos effectifs sans être mêlés à la liste des actifs.
Supprimer un pratiquant l’archive en réalité. Ses présences, son historique de grades et ses paiements restent accessibles, et les adhérents archivés ne comptent pas dans la limite d’adhérents de votre offre.
- Statuts : essai, actif, en pause, inactif, archivé
- L’archivage conserve l’historique sans compter dans votre limite
- Cours d’essai signalés à part dans les présences
Fiches complètes et champs personnalisés
Les fiches regroupent l’essentiel, les groupes dans lesquels le pratiquant s’entraîne, son grade, ses présences et ses factures. Ajoutez des champs personnalisés pour tout ce que votre club suit d’autre, comme la taille du kimono, la classe à l’école ou le numéro de licence fédérale.
Les informations médicales, comme les allergies, les contre-indications et les consignes d’urgence, ne sont visibles que par l’équipe autorisée, et les entraîneurs ne voient que les pratiquants des groupes qu’ils encadrent.
- Champs personnalisés pour tout ce que votre club suit
- Informations médicales réservées à l’équipe autorisée
- Groupes avec capacité maximale et entraîneurs attitrés
Formules d’adhésion, remises et pauses
Définissez vos formules une fois pour toutes : tarif, périodicité (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou paiement unique), jour d’échéance, frais d’inscription et jours d’essai. Attribuez une formule à un pratiquant et l’adhésion se facture selon le calendrier prévu.
Accordez une remise fratrie ou une aide financière en pourcentage avec un motif, modifiez le tarif d’un seul pratiquant, ou mettez une adhésion en pause pendant une blessure ou les vacances d’été pour la reprendre ensuite. Les adhésions en retard de paiement sont signalées après le délai de grâce, mais les pratiquants ne sont jamais privés de cours.
- Formules avec périodicité, jour d’échéance, frais d’inscription et jours d’essai
- Remises en pourcentage : famille, aide financière ou encadrants
- Pause et reprise des adhésions
Inscription en ligne avec décharges signées
Publiez un formulaire d’inscription avec son propre lien et partagez-le sur votre site ou vos réseaux sociaux. Les parents saisissent leurs coordonnées et celles de leurs enfants, répondent à vos questions personnalisées et acceptent en ligne votre décharge de responsabilité et votre consentement au traitement des données.
Vous examinez chaque demande et la validez en un clic. ClubTide crée alors pour vous la famille, le responsable légal, les pratiquants, le consentement signé et l’affectation au groupe, sans aucune ressaisie.
- Formulaires d’inscription publics avec champs personnalisés
- Décharge et consentement aux données acceptés en ligne
- Validation en un clic : famille, pratiquants et groupe créés
Décharges et formulaires de consentement versionnés
Conservez vos décharges, autorisations de droit à l’image et formulaires de confidentialité dans ClubTide. Chaque signature garde une copie exacte du texte, la version, le responsable légal signataire et la date, avec une copie PDF téléchargeable. Quand vous modifiez le texte, le formulaire passe à une nouvelle version et vous pouvez demander aux familles de l’accepter à nouveau.
Les parents peuvent signer et retirer leurs consentements depuis l’espace famille, et les outils RGPD facilitent l’export, l’anonymisation et la conservation des données.
- Copie du texte signé, version et PDF
- Nouvelle acceptation quand un formulaire change
- Outils d’export, d’anonymisation et de conservation des données
Reprenez vos adhérents grâce à l’import CSV
Exportez votre liste actuelle depuis un tableur ou votre ancien logiciel, puis importez-la. ClubTide analyse le fichier, vous laisse associer ses colonnes aux champs adhérent, affiche un aperçu de ce qui sera créé, puis lance l’import. Les doublons sont ignorés automatiquement : vous pouvez relancer l’import sans risque.
Besoin des données ailleurs ? Exportez vos adhérents en CSV à tout moment.
- Association des colonnes et aperçu avant import
- Doublons ignorés automatiquement
- Export CSV de vos adhérents quand vous le souhaitez
Toute votre liste d’adhérents, prête dès le premier jour
-
1
Créez vos groupes
Disciplines, groupes de cours, sites et entraîneurs.
-
2
Importez ou inscrivez vos adhérents
Importez un fichier CSV ou partagez votre formulaire d’inscription en ligne.
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3
Attribuez les adhésions
Choisissez une formule pour chaque pratiquant, ajoutez des remises, et la facturation démarre selon le calendrier.
Tout commence par les adhérents
Présences, ceintures, facturation et espace famille reposent sur vos fiches adhérents. Découvrez comment le reste de ClubTide les utilise.
Questions sur la gestion des adhérents
Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous et nous vous répondrons.
Comment gérer les pratiquants à l’essai ?
Ajoutez-les avec le statut essai, ou laissez-les s’inscrire via votre formulaire d’inscription. Dans les présences, marquez leurs premiers cours comme cours d’essai : vous voyez qui est venu vous découvrir et pouvez le relancer avant qu’il se décide.
Des frères et sœurs peuvent-ils partager un même compte ?
Oui. Les frères et sœurs appartiennent à la même famille, avec les mêmes responsables légaux : les parents voient tous leurs enfants dans un seul espace, et vous pouvez accorder à chaque enfant une remise famille.
Que se passe-t-il quand je supprime un pratiquant ?
Il est archivé et non effacé : ses présences, son historique de grades et ses paiements sont conservés. Les adhérents archivés ne comptent pas dans la limite d’adhérents de votre offre.
Puis-je importer mes adhérents depuis un tableur ?
Oui. Importez un fichier CSV, associez les colonnes, vérifiez l’aperçu et lancez l’import. Les doublons sont ignorés automatiquement.
Un adhérent peut-il mettre son adhésion en pause ?
Oui. Mettez une adhésion en pause pour une blessure, des vacances ou l’été, et reprenez-la au retour du pratiquant.
Moins de temps sur les tableurs, plus de temps sur le tatami
Configurez votre club en deux minutes et essayez toutes les fonctionnalités gratuitement pendant 14 jours.
Aucune carte bancaire n’est demandée à l’inscription.