Dojo-Verwaltungssoftware
ClubTide übernimmt den Alltag Ihres Dojos: Sportler und Familien, Kinder- und Erwachsenentrainings, Anwesenheit auf der Matte, Gürtelgrade und Prüfungen, Beiträge, die sich selbst abrechnen, und ein Portal für Eltern. Es funktioniert für Karate, Judo, Taekwondo, Jiu-Jitsu, Aikido, Kung Fu und jeden Stil mit Graduierungen – auch für Dojos, die mehrere Stile unter einem Dach unterrichten.
14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte · jederzeit kündbar
Alles, was ein Dojo braucht, miteinander verbunden
Ein kleines Dojo beginnt oft mit einer Tabelle für die Mitglieder, einer Anwesenheitsliste auf Papier, einem Ordner mit unterschriebenen Haftungsausschlüssen und einem Notizbuch, wer diesen Monat bezahlt hat. Das funktioniert, bis die Schule wächst: ein zweiter Trainer, ein Kinderprogramm, ein paar Familien mit je drei Kindern, Gürtelprüfungen jede Saison. Dann passen die Teile nicht mehr zusammen, und der Cheftrainer verbringt seine Abende mit Abgleichen.
ClubTide bringt diese Teile in ein System, das zur Arbeitsweise von Kampfsportschulen passt. Sportlerdaten sind mit Familien und Erziehungsberechtigten verknüpft. Trainings entstehen aus einem Wochenplan. Anwesenheit zählt auf den nächsten Gürtel. Mitgliedschaften erzeugen Rechnungen. Eltern sehen Trainingsplan, Gürtel und Kontostand ihres Kindes im eigenen Portal. Nichts muss doppelt eingetippt werden.
ClubTide ist in erster Linie für Kampfsport gebaut, daher gehören Graduierungen, Lehrplan und Prüfungen zum Kern des Produkts und sind kein Zusatzmodul. Und weil Programme Freitext sind, kann dasselbe Dojo neben seinen Kampfsportgruppen auch einen Fitnesskurs oder eine Yogastunde anbieten.
Sportler, Familien und Erziehungsberechtigte
Jeder Sportler hat ein Profil mit Kontaktdaten, Status, Gruppen, Grad, Anwesenheit und Abrechnung. Kinder gehören zu einer Familie mit einem oder mehreren Erziehungsberechtigten, die sich um Zahlungen und Notfälle kümmern – jeweils mit eigener Sprache und eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Ergänzen Sie eigene Felder für alles Weitere, etwa Anzuggröße oder Schule.
Die Status (Probe, aktiv, pausiert, inaktiv und archiviert) halten Ihre Mitgliederliste aktuell. Archivierte Sportler behalten ihre Historie, zählen aber nicht als aktiv, und medizinische Hinweise sehen nur Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung.
- Familien mit mehreren Kindern und Erziehungsberechtigten
- Eigene Felder und klare Mitgliedsstatus
- CSV-Import mit Spaltenzuordnung und Dublettenerkennung
- Medizinische Hinweise nur mit Berechtigung
Mehrere Stile und Graduierungssysteme in einem Dojo
Erstellen Sie für jeden Stil oder jede Altersgruppe ein eigenes Graduierungssystem. Starten Sie mit Vorlagen für Karate, Judo, Taekwondo, Brazilian Jiu-Jitsu (Erwachsene und Kinder) oder Qwan Ki Do oder bauen Sie jedes andere System von Grund auf – mit eigenen Gürtelnamen, Farben und Streifen.
Jeder Grad kann eine Mindestzahl an Trainings, Monate im Grad, ein Mindestalter, Lehrplantechniken und eine Trainerfreigabe voraussetzen. ClubTide zeigt, wer bereit ist, und ein Trainer bestätigt jede Graduierung. Die Graduierungshistorie lässt sich nachträglich nicht ändern.
- Mehrere Graduierungssysteme, etwa für Kinder und Erwachsene
- Lehrplanabschnitte und Techniken pro Grad
- Listen der Prüfungsreifen, Graduierungen immer vom Trainer bestätigt
Trainingsplan und Anwesenheit auf der Matte
Legen Sie Programme, Gruppen und Standorte an und danach einen Wochenplan. Die Trainingseinheiten erscheinen automatisch im Kalender, und beim Verschieben oder Absagen einer Einheit werden die betroffenen Familien benachrichtigt.
Trainer öffnen auf dem Handy die Ansicht „Heute“ und markieren jeden Sportler als anwesend, verspätet, entschuldigt, abwesend oder Probetraining. Sie sehen nur die Gruppen, die sie unterrichten. Anwesenheitshistorie, Quoten und Berichte füllen sich von selbst.
- Gruppen mit Kapazität, Standort und Trainern
- Check-in per Handy in Sekunden
- Anwesenheitsberichte nach Gruppe, Trainer und Sportler
Gürtelprüfungen ohne Papierkram
Legen Sie eine Gürtelprüfung mit Datum, Standort, Kapazität, Anmeldeschluss und optionaler Gebühr an. Laden Sie Kandidaten per E-Mail ein, lassen Sie die Eltern im Portal anmelden und die Gebühr automatisch in Rechnung stellen. Erfassen Sie die Ergebnisse als bestanden, nicht bestanden oder abwesend und graduieren Sie alle, die bestanden haben, in einer Sammelaktion.
- Einladungen und Anmeldung im Portal
- Optionale Prüfungsgebühr auf der Familienrechnung
- Sammelgraduierung aller erfolgreichen Kandidaten
Beiträge, Familientarife und Online-Zahlungen
Erstellen Sie Tarife mit wöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher, jährlicher oder einmaliger Abrechnung, optionaler Aufnahmegebühr und kostenlosen Probetagen. Weisen Sie einem Sportler einen Tarif zu, ergänzen Sie bei Bedarf einen Familien- oder Stipendienrabatt, und ClubTide stellt für jeden Zeitraum die Rechnungen. Pausieren Sie eine Mitgliedschaft bei einer Verletzung oder in der Sommerpause.
Eltern zahlen per Karte auf das eigene Stripe-Konto Ihres Dojos und können eine Karte für die optionale automatische Zahlung speichern. Barzahlungen und Überweisungen werden mit Zahlungsbeleg erfasst. Überfällige Konten werden nach Ihrer Kulanzfrist markiert, und niemand wird vom Training ausgeschlossen.
- Wiederkehrende Rechnungen und einmalige Gebühren
- Prozentuale Rabatte und pausierte Mitgliedschaften
- Kartenzahlung, automatische Zahlung, Erstattungen und Zahlungsbelege
Online-Anmeldung, Haftungsausschlüsse und Probetrainings
Teilen Sie einen Anmeldelink auf Ihrer Website oder in sozialen Netzwerken. Neue Familien tragen ihre Daten ein und akzeptieren Haftungsausschluss und Datenschutzeinwilligung online. Mit der Freigabe einer Anmeldung entstehen Familie, Erziehungsberechtigter, Sportler, Gruppe und unterschriebene Einwilligung in einem Schritt. Haftungsausschlüsse sind versioniert, mit einer PDF-Kopie jeder Unterschrift.
- Anmeldeformulare mit eigenen Feldern
- Versionierte Haftungsausschlüsse und Einwilligungserklärungen mit PDF-Kopie
- Probestatus, um bei neuen Sportlern nachzufassen
Ein Portal für Eltern, Rollen für Ihr Team
Eltern erhalten ein mobilfreundliches Portal mit Trainingsplan, Anwesenheit, Grad und Fortschritt jedes Kindes, Rechnungen, Prüfungsanmeldung und unterschriebenen Haftungsausschlüssen. Ihr Team bekommt genau die Zugriffe, die es braucht: Inhaber, Administrator, Trainer oder Empfang – mit Zwei-Faktor-Anmeldung und einem Protokoll wichtiger Aktionen.
- Elternportal mit Online-Zahlungen
- Mitteilungen an das ganze Dojo oder eine Gruppe
- Rollen fürs Team, Zwei-Faktor-Anmeldung und Aktivitätsprotokoll
Von der Registrierung bis zum ersten Training am selben Tag
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1
Dojo-Konto erstellen
Geben Sie den Namen Ihres Dojos, Ihr Land und Ihre E-Mail-Adresse ein. Die 14-tägige Testphase beginnt sofort.
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2
Trainings, Grade und Sportler anlegen
Richten Sie Gruppen und Gürtelsysteme ein und fügen Sie Sportler hinzu oder importieren Sie sie aus einer CSV-Datei.
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3
Trainer und Eltern einladen
Trainer erfassen die Anwesenheit, Eltern bezahlen und verfolgen den Fortschritt im Portal.
ClubTide für Ihr Dojo entdecken
Sehen Sie sich die Funktionen genauer an, die Ihr Dojo jede Woche nutzen wird, oder erfahren Sie, wie ClubTide zu Ihrem Stil passt.
Welche Kampfsportarten unterstützt ClubTide?
Jeden Stil mit Graduierungen. Es gibt Vorlagen für Karate, Judo, Taekwondo, Brazilian Jiu-Jitsu (Erwachsene und Kinder) und Qwan Ki Do, und Sie können ein Graduierungssystem für Aikido, Kung Fu, Kickboxen oder jeden anderen Stil von Grund auf erstellen.
Kann ein Dojo mehrere Stile unterrichten?
Ja. Legen Sie für jeden Stil oder jede Altersgruppe ein Programm und ein Graduierungssystem an. Sportler können mehreren Gruppen angehören und Grade in mehr als einem System haben.
Kann ich meine bestehende Mitgliederliste importieren?
Ja. Laden Sie eine CSV-Datei hoch, ordnen Sie die Spalten zu, prüfen Sie die Vorschau und importieren Sie. Dubletten werden automatisch übersprungen.
Werden Sportler gesperrt, wenn eine Zahlung zu spät kommt?
Nein. Unbezahlte Rechnungen werden nach Ihrer Kulanzfrist als überfällig markiert, damit Sie nachfassen können, aber Anwesenheit und alles andere funktionieren weiter.
Gibt es einen Vertrag oder eine Einrichtungsgebühr?
Nein. Sie starten mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase ohne Karte und zahlen danach monatlich (oder jährlich mit Rabatt) nach der Zahl Ihrer aktiven Mitglieder. Sie können jederzeit kündigen.
Weniger Zeit mit Tabellen, mehr Zeit auf der Matte
Richten Sie Ihren Verein in zwei Minuten ein und testen Sie alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos.
Für die Registrierung ist keine Kreditkarte nötig.