Software de gestión de socios para artes marciales
Ten a cada alumno, familia y membresía en un solo lugar. ClubTide te da fichas completas de alumnos vinculadas a sus padres, estados claros desde la prueba hasta el archivo, planes de membresía con descuentos y pausas, inscripción online con consentimientos firmados y un importador CSV para traer tu lista actual en minutos.
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Tu lista de socios es la base de la escuela
Todo lo demás en una escuela de artes marciales depende de una lista de socios fiable: quién entrena, a qué grupo pertenece, quién paga por él, a quién llamar en una emergencia y qué documentos ha firmado. Cuando esa lista vive en tres hojas de cálculo y una carpeta, todo lo que se construye encima se tambalea.
Las escuelas de artes marciales tienen además una forma que las herramientas genéricas ignoran. La mayoría de los alumnos son niños, y con quien hablas es con su padre o su madre. Los hermanos entrenan en grupos distintos pero comparten una sola factura. Los posibles alumnos vienen a una clase de prueba antes de decidirse. Las familias hacen una pausa en verano y vuelven en septiembre.
ClubTide refleja todo eso directamente. Las familias agrupan tutores y alumnos, las membresías guardan precios y descuentos, y los estados te dicen de un vistazo quién está en el tatami y quién no.
Alumnos, familias y tutores
Cada alumno pertenece a una familia. Los tutores son los contactos de facturación y de emergencia, cada uno con su propio idioma y sus preferencias de notificación, de modo que un padre que prefiere el inglés recibe los correos en inglés. Los hermanos comparten familia, lo que mantiene la facturación y la comunicación en un solo lugar aunque entrenen en grupos distintos.
Los niños nunca necesitan su propio acceso. Los padres inician sesión en el portal para familias y ven a todos sus hijos juntos.
- Familias con varios tutores y alumnos
- Contactos de facturación y de emergencia en cada familia
- Idioma y preferencias de notificación por tutor
Estados claros, de alumno en prueba a archivado
Cada miembro tiene un estado: prueba, activo, en pausa, inactivo o archivado. Los alumnos en prueba son fáciles de localizar y de contactar después de sus primeras clases, y los alumnos en pausa siguen en tus registros sin mezclarse con la lista de activos.
Eliminar a un alumno lo archiva. Su asistencia, su historial de grados y sus pagos siguen disponibles, y los miembros archivados no cuentan para el límite de miembros de tu plan.
- Estados: prueba, activo, en pausa, inactivo, archivado
- Archivar conserva el historial sin contar para tu límite
- Clases de prueba marcadas aparte en la asistencia
Fichas completas y campos personalizados
Las fichas recogen los datos básicos, los grupos en los que entrena el alumno, su grado, su asistencia y sus facturas. Añade campos personalizados para cualquier otra cosa que controle tu escuela, como la talla del uniforme, el curso escolar o el número de licencia federativa.
Los datos médicos, como alergias, limitaciones y notas de emergencia, solo los ve el personal con permiso para ello, y los entrenadores solo ven a los alumnos de los grupos que entrenan.
- Campos personalizados para todo lo que controla tu escuela
- Datos médicos restringidos al personal autorizado
- Grupos con límite de plazas y entrenadores asignados
Planes de membresía, descuentos y pausas
Define tus planes una sola vez: precio, periodicidad de facturación (semanal, mensual, trimestral, anual o pago único), día de vencimiento, cuota de alta y días de prueba. Asigna un plan a un alumno y la membresía empieza a facturarse según el calendario.
Aplica un descuento por hermanos o por beca como porcentaje con un motivo, cambia el precio para un solo alumno o pon en pausa una membresía durante una lesión o las vacaciones de verano y reactívala más tarde. Las membresías con pagos vencidos se señalan tras el período de gracia, pero nunca se impide a un alumno ir a clase.
- Planes con periodicidad, día de vencimiento, cuota de alta y días de prueba
- Descuentos porcentuales por familia, beca o personal
- Pausar y reactivar membresías
Inscripción online con consentimientos firmados
Publica un formulario de inscripción con su propio enlace y compártelo en tu web o en redes sociales. Los padres rellenan sus datos y los de sus hijos, responden a tus preguntas personalizadas y aceptan online tu exención de responsabilidad y el consentimiento de privacidad.
Revisas cada solicitud y la apruebas con un clic. ClubTide crea entonces por ti la familia, el tutor, los alumnos, el consentimiento firmado y la asignación al grupo, sin volver a teclear nada.
- Formularios de inscripción públicos con campos personalizados
- Exención de responsabilidad y consentimiento de privacidad aceptados online
- La aprobación con un clic crea la familia, los alumnos y el grupo
Consentimientos y exenciones con control de versiones
Guarda en ClubTide tus exenciones de responsabilidad, autorizaciones de imagen y formularios de privacidad. Cada firma conserva una copia exacta del texto, la versión, el tutor que firmó y la fecha, con una copia en PDF que puedes descargar. Cuando cambias la redacción, el formulario recibe una nueva versión y puedes pedir a las familias que lo acepten de nuevo.
Los padres pueden firmar y retirar consentimientos desde el portal, y las herramientas de privacidad te ayudan con la exportación, la anonimización y la conservación de datos.
- Copia del texto firmado, versión y copia en PDF
- Nueva aceptación cuando cambia un formulario
- Herramientas de exportación, anonimización y conservación de datos
Trae a tus socios con la importación CSV
Exporta tu lista actual desde una hoja de cálculo o tu sistema anterior y súbela. ClubTide analiza el archivo, te deja asociar sus columnas a los campos de miembro, muestra una vista previa de lo que se va a crear y después lo importa. Los duplicados se omiten automáticamente, así que puedes repetir la importación sin riesgo.
¿Necesitas los datos en otro sitio? Exporta tus miembros a CSV cuando quieras.
- Asociación de columnas y vista previa antes de importar
- Duplicados omitidos automáticamente
- Exportación CSV de tus miembros cuando la necesites
Toda tu lista de socios, lista desde el primer día
-
1
Configura tus grupos
Programas, grupos de clase, sedes y entrenadores.
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2
Importa o inscribe a los socios
Sube un CSV o comparte tu formulario de inscripción online.
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3
Asigna las membresías
Elige un plan para cada alumno, añade descuentos y la facturación empieza según el calendario.
Todo empieza por los socios
La asistencia, los cinturones, la facturación y el portal para familias se basan en tus fichas de socios. Descubre cómo las usa el resto de ClubTide.
Preguntas sobre la gestión de socios
¿Te quedan dudas? Escríbenos y te responderemos.
¿Cómo gestiono a los alumnos en prueba?
Añádelos con el estado de prueba o deja que se apunten con tu formulario de inscripción. En la asistencia, marca sus primeras clases como de prueba para ver quién vino a conocerte y hacer seguimiento antes de que decidan.
¿Pueden los hermanos compartir una cuenta?
Sí. Los hermanos pertenecen a la misma familia con los mismos tutores, así que los padres ven a todos sus hijos en un solo portal, y puedes aplicar a cada hijo un descuento familiar.
¿Qué pasa cuando elimino a un alumno?
Se archiva en lugar de borrarse, de modo que se conservan su asistencia, su historial de grados y sus pagos. Los miembros archivados no cuentan para el límite de miembros de tu plan.
¿Puedo importar socios desde una hoja de cálculo?
Sí. Sube un archivo CSV, asocia las columnas, revisa la vista previa e importa. Los duplicados se omiten automáticamente.
¿Pueden los socios poner en pausa su membresía?
Sí. Pausa una membresía por una lesión, unas vacaciones o el verano, y reactívala cuando el alumno vuelva.
Menos tiempo con hojas de cálculo y más tiempo en el tatami
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