Mitgliederverwaltung für Kampfsportschulen
Alle Sportler, Familien und Mitgliedschaften an einem Ort. ClubTide bietet vollständige Mitgliederprofile, verknüpft mit den Eltern, klare Status vom Probetraining bis zum Archiv, Tarife mit Rabatten und Pausen, eine Online-Anmeldung mit unterschriebenem Haftungsausschluss und einen CSV-Import, der Ihre bestehende Liste in wenigen Minuten übernimmt.
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Ihre Mitgliederliste ist das Fundament der Schule
Jede andere Aufgabe in einer Kampfsportschule hängt an einer korrekten Mitgliederliste: Wer trainiert, in welcher Gruppe, wer zahlt für wen, wen ruft man im Notfall an und welche Erklärungen wurden unterschrieben? Wenn diese Liste auf drei Tabellen und einen Ordner verteilt ist, wackelt alles, was darauf aufbaut.
Kampfsportschulen haben außerdem Besonderheiten, die allgemeine Tools ignorieren. Die meisten Sportler sind Kinder, und Ihr Ansprechpartner ist ein Elternteil. Geschwister trainieren in verschiedenen Gruppen, haben aber eine gemeinsame Rechnung. Interessenten kommen erst zum Probetraining, bevor sie sich entscheiden. Familien pausieren im Sommer und kommen im September zurück.
ClubTide bildet all das direkt ab. Familien umfassen Erziehungsberechtigte und Sportler, Mitgliedschaften enthalten Preise und Rabatte, und der Status zeigt auf einen Blick, wer auf der Matte steht und wer nicht.
Sportler, Familien und Erziehungsberechtigte
Jeder Sportler gehört zu einer Familie. Erziehungsberechtigte sind die Kontakte für Rechnungen und Notfälle, jeweils mit eigener Sprache und eigenen Benachrichtigungseinstellungen – ein Elternteil, das lieber Englisch liest, erhält E-Mails auf Englisch. Geschwister teilen sich eine Familie, sodass Abrechnung und Kommunikation gebündelt bleiben, auch wenn sie in verschiedenen Gruppen trainieren.
Kinder brauchen nie einen eigenen Login. Eltern melden sich im Elternportal an und sehen alle ihre Kinder gemeinsam.
- Familien mit mehreren Erziehungsberechtigten und Sportlern
- Rechnungs- und Notfallkontakte für jede Familie
- Sprache und Benachrichtigungen pro Erziehungsberechtigtem
Klare Status vom Probetraining bis zum Archiv
Jedes Mitglied hat einen Status: Probe, aktiv, pausiert, inaktiv oder archiviert. Probetrainierende fallen sofort auf, sodass Sie nach den ersten Trainings nachfassen können, und pausierte Sportler bleiben in Ihren Unterlagen, ohne die aktive Liste zu vermischen.
Wer einen Sportler löscht, archiviert ihn stattdessen. Anwesenheit, Graduierungshistorie und Zahlungen bleiben erhalten, und archivierte Mitglieder zählen nicht zum Mitgliederlimit Ihres Tarifs.
- Status: Probe, aktiv, pausiert, inaktiv, archiviert
- Archivieren erhält die Historie, ohne das Limit zu belasten
- Probetrainings in der Anwesenheit eigens markiert
Vollständige Profile und eigene Felder
Profile enthalten die Stammdaten, die Gruppen, in denen ein Sportler trainiert, seinen Grad, seine Anwesenheit und seine Rechnungen. Legen Sie eigene Felder für alles an, was Ihre Schule sonst noch erfasst, etwa Anzuggröße, Schulklasse oder Verbandsnummer.
Medizinische Angaben wie Allergien, Einschränkungen und Notfallhinweise sehen nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung, und Trainer sehen nur die Sportler der Gruppen, die sie selbst trainieren.
- Eigene Felder für alles, was Ihre Schule erfasst
- Medizinische Angaben nur für berechtigte Mitarbeiter
- Gruppen mit Kapazitätsgrenze und zugeordneten Trainern
Tarife, Rabatte und Pausen
Legen Sie Ihre Tarife einmal fest: Preis, Abrechnungsintervall (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder einmalig), Fälligkeitstag, Aufnahmegebühr und kostenlose Probetage. Weisen Sie einem Sportler einen Tarif zu, und die Mitgliedschaft wird planmäßig abgerechnet.
Gewähren Sie Geschwister- oder Förderrabatte als Prozentsatz mit Begründung, ändern Sie den Preis für einen einzelnen Sportler oder pausieren Sie eine Mitgliedschaft während einer Verletzung oder der Sommerpause und setzen Sie sie später fort. Überfällige Mitgliedschaften werden nach der Karenzzeit markiert, aber niemand wird vom Training ausgeschlossen.
- Tarife mit Intervall, Fälligkeitstag, Aufnahmegebühr und Probetagen
- Prozentrabatte für Familie, Förderung oder Mitarbeiter
- Mitgliedschaften pausieren und fortsetzen
Online-Anmeldung mit unterschriebenen Erklärungen
Veröffentlichen Sie ein Anmeldeformular mit eigenem Link und teilen Sie es auf Ihrer Website oder in den sozialen Medien. Eltern tragen ihre Daten und die ihrer Kinder ein, beantworten Ihre eigenen Fragen und akzeptieren Haftungsausschluss und Datenschutzeinwilligung online.
Sie prüfen jede Anmeldung und bestätigen sie mit einem Klick. ClubTide legt dann Familie, Erziehungsberechtigten, Sportler, die unterschriebene Einwilligung und die Gruppenzuordnung für Sie an – ohne erneutes Abtippen.
- Öffentliche Anmeldeformulare mit eigenen Feldern
- Haftungsausschluss und Datenschutzeinwilligung online akzeptiert
- Freigabe per Klick legt Familie, Sportler und Gruppe an
Versionierte Erklärungen und Einwilligungen
Verwalten Sie Haftungsausschlüsse, Fotoeinwilligungen und Datenschutzformulare in ClubTide. Jede Unterschrift speichert eine Kopie des genauen Wortlauts, die Version, den unterzeichnenden Erziehungsberechtigten und den Zeitpunkt, mit einer PDF-Kopie zum Herunterladen. Ändern Sie den Text, erhält das Formular eine neue Version, und Sie können Familien um erneute Zustimmung bitten.
Eltern können Einwilligungen im Portal erteilen und widerrufen, und die Datenschutzwerkzeuge helfen bei Datenexport, Anonymisierung und Aufbewahrungsfristen nach DSGVO.
- Kopie des unterschriebenen Texts, Version und PDF
- Erneute Zustimmung, wenn sich ein Formular ändert
- Werkzeuge für Datenexport, Anonymisierung und Aufbewahrung
Mitglieder per CSV-Import übernehmen
Exportieren Sie Ihre aktuelle Liste aus einer Tabelle oder Ihrem alten System und laden Sie sie hoch. ClubTide analysiert die Datei, lässt Sie die Spalten den Mitgliederfeldern zuordnen, zeigt eine Vorschau dessen, was angelegt wird, und importiert dann. Duplikate werden automatisch übersprungen, sodass Sie den Import gefahrlos wiederholen können.
Sie brauchen die Daten anderswo? Exportieren Sie Ihre Mitglieder jederzeit als CSV.
- Spaltenzuordnung und Vorschau vor dem Import
- Duplikate werden automatisch übersprungen
- CSV-Export Ihrer Mitglieder, wann immer Sie ihn brauchen
Ihre komplette Mitgliederliste ab dem ersten Tag
-
1
Gruppen einrichten
Programme, Trainingsgruppen, Standorte und Trainer.
-
2
Mitglieder importieren oder anmelden lassen
CSV hochladen oder Ihr Online-Anmeldeformular teilen.
-
3
Mitgliedschaften zuweisen
Tarif pro Sportler wählen, Rabatte ergänzen – die Abrechnung startet planmäßig.
Bei den Mitgliedern beginnt alles andere
Anwesenheit, Gürtel, Abrechnung und das Elternportal bauen auf Ihren Mitgliederdaten auf. Sehen Sie, wie der Rest von ClubTide sie nutzt.
Wie gehe ich mit Probetrainierenden um?
Legen Sie sie mit dem Status „Probe“ an oder lassen Sie sie sich über Ihr Anmeldeformular registrieren. Markieren Sie ihre ersten Trainings in der Anwesenheit als Probetraining, damit Sie sehen, wer Sie ausprobiert hat, und nachfassen können, bevor die Entscheidung fällt.
Können Geschwister ein gemeinsames Konto haben?
Ja. Geschwister gehören zur selben Familie mit denselben Erziehungsberechtigten, sodass Eltern alle Kinder in einem Portal sehen, und Sie können jedem Kind einen Familienrabatt geben.
Was passiert, wenn ich einen Sportler lösche?
Er wird archiviert statt gelöscht, sodass Anwesenheit, Graduierungshistorie und Zahlungen erhalten bleiben. Archivierte Mitglieder zählen nicht zum Mitgliederlimit Ihres Tarifs.
Kann ich Mitglieder aus einer Tabelle importieren?
Ja. Laden Sie eine CSV-Datei hoch, ordnen Sie die Spalten zu, prüfen Sie die Vorschau und importieren Sie. Duplikate werden automatisch übersprungen.
Können Mitglieder ihre Mitgliedschaft pausieren?
Ja. Pausieren Sie eine Mitgliedschaft wegen einer Verletzung, eines Urlaubs oder über den Sommer und setzen Sie sie fort, wenn der Sportler zurückkommt.
Weniger Zeit mit Tabellen, mehr Zeit auf der Matte
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