Beitragsverwaltung für Kampfsportschulen
Schluss mit dem Hinterherlaufen hinter Beiträgen zu jedem Monatsanfang. ClubTide rechnet Mitgliedschaften planmäßig ab, lässt Eltern per Karte direkt auf das eigene Stripe-Konto Ihrer Schule zahlen, erfasst Bar- und Scheckzahlungen genauso einfach und zeigt auf einen Blick, wer im Rückstand ist – ohne je einen Sportler vom Training auszuschließen.
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Eine Abrechnung, die zur Praxis von Kampfsportschulen passt
Beiträge in Kampfsportschulen sind selten ein einziger Preis. Es gibt ein Kinder- und ein Erwachsenenprogramm, einen Familienrabatt für Geschwister, eine Förderung für einen Sportler, der sie braucht, einen im Voraus bezahlten Jahrestarif, eine Aufnahmegebühr für neue Mitglieder, eine Prüfungsgebühr vor jeder Gürtelprüfung und eine Familie, die im Sommer pausieren möchte.
Tabellen und allgemeine Rechnungsprogramme kommen mit dieser Mischung schlecht zurecht, also führen Inhaber alles von Hand und sprechen Zahlungen persönlich an. ClubTide ist um Mitgliedschaften herum gebaut: Sie beschreiben Ihre Tarife einmal, weisen sie den Sportlern zu, und die Rechnungen folgen.
Zahlungen gehen direkt an Ihre Schule. ClubTide verwahrt nie Ihr Geld und sieht nie Kartennummern: Eltern geben Kartendaten auf von Stripe gehosteten Seiten ein, und die Zahlung landet auf Ihrem eigenen Stripe-Konto.
Tarife für jedes Programm
Legen Sie so viele Tarife an, wie Ihre Schule braucht. Jeder Tarif hat einen Preis, ein Abrechnungsintervall (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder einmalig), einen Fälligkeitstag, eine optionale Aufnahmegebühr für neue Mitglieder und optionale Probetage vor Beginn der Abrechnung.
Weisen Sie einem Sportler einen Tarif zu, und ClubTide legt die Mitgliedschaft an. Passen Sie den Preis für einen einzelnen Sportler an, ergänzen Sie einen Prozentrabatt mit Begründung wie Familie, Förderung, Mitarbeiter oder Aktion, oder pausieren Sie eine Mitgliedschaft, solange ein Sportler verletzt oder verreist ist.
- Wöchentliche, monatliche, vierteljährliche, jährliche oder einmalige Tarife
- Fälligkeitstag, Aufnahmegebühr und Probetage pro Tarif
- Prozentrabatte mit Begründung und pausierbare Mitgliedschaften
Wiederkehrende Rechnungen, die sich selbst erstellen
ClubTide prüft jeden Tag, welche Mitgliedschaften fällig sind, und erstellt die Rechnungen für den neuen Zeitraum, Rabatte bereits abgezogen. Familien erhalten eine E-Mail mit der Rechnung und einem Link zum Bezahlen. Die monatliche Abrechnung am Küchentisch entfällt.
Auch einmalige Gebühren funktionieren. Meldet eine Familie ihr Kind zu einer kostenpflichtigen Gürtelprüfung an, wird die Prüfungsgebühr als Rechnung angelegt, die sie neben dem regulären Beitrag online bezahlen kann.
- Automatische Rechnungen für jeden fälligen Zeitraum
- E-Mail an die Familie mit Zahlungslink
- Einmalige Rechnungen, etwa für Prüfungsgebühren
Online-Kartenzahlung auf Ihr eigenes Stripe-Konto
Verbinden Sie das Stripe-Konto Ihrer Schule, und Eltern können jede Rechnung im Elternportal per Karte bezahlen. Der Bezahlvorgang läuft auf einer sicheren, von Stripe gehosteten Seite, und das Geld geht direkt auf Ihr Stripe-Konto. Stripe berechnet seine üblichen Transaktionsgebühren gemäß der Vereinbarung Ihrer Schule mit Stripe.
ClubTide speichert nie Kartennummern. Es behält nur die nötigen Stripe-Referenzen sowie Kartenmarke und die letzten vier Ziffern zur Anzeige, sodass Ihre Schule keine Kartendaten verarbeitet.
- Kartenzahlung über Stripe Checkout
- Geld direkt auf dem Stripe-Konto Ihrer Schule
- Keine Kartennummern in ClubTide gespeichert
Optionale automatische Zahlung per gespeicherter Karte
Aktivieren Sie die automatische Zahlung für Ihre Schule, und Eltern können auf einer von Stripe gehosteten Seite eine Karte speichern, separat oder beim Bezahlen einer Rechnung. Danach wird jeder wiederkehrende Mitgliedsbeitrag bei Rechnungsstellung von der gespeicherten Karte abgebucht, und die Familie erhält einen Zahlungsbeleg statt einer Rechnung. Einmalige Rechnungen wie Veranstaltungs- oder Prüfungsgebühren werden nie automatisch belastet.
Schlägt eine Abbuchung fehl, erfasst ClubTide das, schickt den Eltern eine E-Mail mit einem Link zum Bezahlen im Portal und versucht es nach drei Tagen noch einmal. Eltern können die automatische Zahlung jederzeit im Portal beenden.
- Eltern speichern eine Karte sicher bei Stripe
- Wiederkehrende Mitgliedsbeiträge automatisch bei Rechnungsstellung belastet
- Benachrichtigung bei Fehlschlag und ein automatischer neuer Versuch
Auch Barzahlung, Scheck und Überweisung
Nicht jede Familie zahlt online, und das ist in Ordnung. Der Empfang erfasst Bar-, Scheck- oder Überweisungszahlungen mit wenigen Klicks zur Rechnung, und die Familie erhält einen Zahlungsbeleg. Erstattungen werden genauso erfasst, damit der Saldo immer stimmt.
Jede Zahlung erscheint, egal mit welcher Zahlungsart, in der Historie der Familie und in Ihren Zahlungsberichten.
- Barzahlung, Scheck und Überweisung
- Zahlungsbelege für jede Zahlung
- Erstattungen zur ursprünglichen Zahlung erfasst
Rückstände im Blick, ohne Trainingssperre
Legen Sie eine Karenzzeit in Tagen fest (standardmäßig sieben). Ist eine Rechnung danach noch offen, wird die Mitgliedschaft als überfällig markiert und die Familie einmal freundlich informiert. Die Liste der Rückstände zeigt jede Familie mit offenem Saldo, sodass ein kurzes Gespräch einen Monat Rätselraten ersetzt.
Die Abrechnung deaktiviert nie einen Sportler. Ein Kind mit offener Rechnung kann weiter trainieren und eingecheckt werden; wie Sie mit dem Saldo umgehen, entscheiden Sie.
- Einstellbare Karenzzeit bis zur Überfälligkeit
- Eine Nachricht an die Familie, kein Nerven
- Sportler werden nie wegen der Abrechnung vom Training ausgeschlossen
Zahlungsberichte und Dashboard
Sehen Sie, was in einem beliebigen Zeitraum eingenommen wurde, aufgeschlüsselt nach Tarif und Zahlungsart, Erstattungen bereits abgezogen. Das Dashboard zeigt die Einnahmen neben Mitgliedern und Anwesenheit, sodass Sie den Zustand Ihrer Schule auf einem Bildschirm sehen. Beträge erscheinen in der Währung Ihrer Schule: Euro, US-Dollar, rumänische Lei und weitere.
- Einnahmen nach Tarif und Zahlungsart
- Erstattungen automatisch abgezogen
- EUR, USD, RON und weitere, passend zu Ihrer Schule
Abrechnung einmal einrichten, dann läuft sie
-
1
Tarife anlegen
Kinder, Erwachsene, Jahres- oder Familientarif: Preise, Intervalle, Fälligkeitstage und Aufnahmegebühren.
-
2
Stripe verbinden
Verknüpfen Sie das eigene Stripe-Konto Ihrer Schule, damit Eltern per Karte zahlen können.
-
3
Mitgliedschaften zuweisen
Rechnungen gehen planmäßig raus, Zahlungen und Rückstände aktualisieren sich von selbst.
Die Abrechnung ist mit allem verbunden
Rechnungen hängen an Mitgliedschaften, Prüfungsgebühren kommen aus Gürtelprüfungen, und Eltern zahlen im Portal. Erfahren Sie mehr über die Teile von ClubTide, die mit der Abrechnung zusammenarbeiten, und wie wir Zahlungsdaten schützen.
Wohin geht das Geld aus Online-Zahlungen?
Direkt auf das eigene Stripe-Konto Ihrer Schule. ClubTide verwahrt Ihr Geld nicht und leitet es nicht weiter. Stripe berechnet seine üblichen Transaktionsgebühren gemäß Ihrer Vereinbarung mit Stripe.
Speichert ClubTide Kreditkartennummern?
Nein. Kartendaten werden ausschließlich auf von Stripe gehosteten Seiten eingegeben. ClubTide speichert die nötigen Stripe-Referenzen sowie Kartenmarke und die letzten vier Ziffern, nur zur Anzeige.
Können Eltern jeden Monat automatisch belastet werden?
Ja, wenn Sie die automatische Zahlung für Ihre Schule aktivieren. Eltern speichern eine Karte bei Stripe, und jeder wiederkehrende Mitgliedsbeitrag wird bei Rechnungsstellung davon abgebucht. Einmalige Rechnungen werden nie automatisch belastet. Eltern können die automatische Zahlung jederzeit im Portal beenden.
Kann ich Geschwister- oder Förderrabatte geben?
Ja. Jede Mitgliedschaft kann einen Prozentrabatt mit Begründung wie Familie, Förderung, Mitarbeiter oder Aktion haben, und der Rabatt wird auf jede Rechnung angewendet.
Was passiert, wenn eine Familie nicht zahlt?
Nach der Karenzzeit wird die Mitgliedschaft als überfällig markiert und die Familie erhält eine Nachricht. Der Sportler wird nie deaktiviert oder vom Training ausgeschlossen; wie Sie mit dem Saldo umgehen, entscheiden Sie.
Kann ich weiterhin Bargeld und Schecks annehmen?
Ja. Erfassen Sie Bar-, Scheck- oder Überweisungszahlungen zu jeder Rechnung, und die Familie erhält einen Zahlungsbeleg wie bei einer Kartenzahlung.
Weniger Zeit mit Tabellen, mehr Zeit auf der Matte
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Für die Registrierung ist keine Kreditkarte nötig.