Software de cobro de cuotas para artes marciales
Deja de perseguir las cuotas a principios de cada mes. ClubTide factura las membresías según el calendario, permite a los padres pagar con tarjeta directamente en la cuenta de Stripe de tu escuela, registra los pagos en efectivo y por transferencia con la misma facilidad y muestra de un vistazo quién tiene pagos vencidos, sin impedir nunca a un alumno ir a clase.
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Una facturación que se adapta a cómo cobran de verdad las escuelas de artes marciales
La cuota de artes marciales rara vez es un precio único. Hay un programa infantil y otro de adultos, un descuento familiar para hermanos, una beca para un alumno que la necesita, un plan anual pagado por adelantado, una cuota de alta para los nuevos socios, una tasa de examen antes de cada examen de grado y una familia que quiere hacer una pausa en verano.
Las hojas de cálculo y las herramientas de facturación genéricas no llevan bien esa mezcla, así que los propietarios acaban controlándolo a mano y reclamando los pagos en persona. ClubTide está construido en torno a las membresías: describes tus planes una vez, los asignas a los alumnos y las facturas llegan solas.
Los pagos van directamente a tu escuela. ClubTide nunca retiene tu dinero ni ve los números de tarjeta: los padres introducen los datos de la tarjeta en páginas alojadas por Stripe y el pago llega a tu propia cuenta de Stripe.
Planes de membresía para cada programa
Crea tantos planes como necesite tu escuela. Cada plan tiene un precio, una periodicidad de facturación (semanal, mensual, trimestral, anual o pago único), un día de vencimiento, una cuota de alta opcional para los nuevos socios y días de prueba opcionales antes de empezar a facturar.
Asigna un plan a un alumno y ClubTide crea la membresía. Ajusta el precio para un solo alumno, añade un descuento porcentual con un motivo, como familia, beca, personal u oferta, o pon en pausa una membresía mientras un alumno está lesionado o fuera.
- Planes semanales, mensuales, trimestrales, anuales o de pago único
- Día de vencimiento, cuota de alta y días de prueba por plan
- Descuentos porcentuales con motivo y pausas de membresía
Facturas recurrentes que se emiten solas
Cada día ClubTide comprueba qué membresías vencen y emite las facturas del nuevo período, con los descuentos aplicados. Las familias reciben un correo con la factura y un enlace para pagarla. Se acabó la sesión mensual de facturación en la mesa de la cocina.
Los cargos puntuales también funcionan. Cuando una familia inscribe a su hijo en un examen de grado con tasa, la tasa del examen se añade como una factura que pueden pagar online, junto a su cuota habitual.
- Facturas emitidas automáticamente en cada período
- Correo a la familia con un enlace para pagar
- Facturas puntuales, como las tasas de examen de grado
Pagos online con tarjeta en tu propia cuenta de Stripe
Conecta la cuenta de Stripe de tu escuela y los padres podrán pagar cualquier factura con tarjeta desde el portal para familias. El pago se hace en una página segura alojada por Stripe y el dinero va directamente a tu cuenta de Stripe. Stripe cobra sus comisiones de procesamiento habituales según el acuerdo de tu escuela con Stripe.
ClubTide nunca guarda números de tarjeta. Solo conserva las referencias de Stripe que necesita y la marca y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta para mostrarlos, así que tu escuela no tiene que manejar datos de tarjetas.
- Pagos con tarjeta mediante Stripe Checkout
- Dinero ingresado directamente en la cuenta de Stripe de tu escuela
- Ningún número de tarjeta guardado en ClubTide
Pago automático opcional con tarjeta guardada
Activa el pago automático en tu escuela y los padres podrán guardar una tarjeta en una página alojada por Stripe, por separado o al pagar una factura. A partir de entonces, cada cuota de membresía recurrente se cobra en la tarjeta guardada al emitirse, y la familia recibe un recibo en lugar de una factura pendiente. Las facturas puntuales, como las tasas de eventos o exámenes, nunca se cobran automáticamente.
Si un cobro falla, ClubTide lo registra, envía un correo al padre o la madre con un enlace para pagar desde el portal y lo vuelve a intentar una vez a los tres días. Los padres pueden desactivar el pago automático desde su portal en cualquier momento.
- Los padres guardan una tarjeta de forma segura en Stripe
- Cuotas de membresía recurrentes cobradas automáticamente al emitirse
- Aviso de cobros fallidos, con un reintento automático
También efectivo y transferencia
No todas las familias pagan online, y no pasa nada. Recepción registra los pagos en efectivo o por transferencia bancaria en la factura con unos pocos clics, y la familia recibe un recibo. Los reembolsos se registran igual, así que el saldo siempre cuadra.
Cada pago, sea cual sea el método, aparece en el historial de la familia y en tus informes de pagos.
- Pagos en efectivo y por transferencia bancaria
- Recibos para cada pago
- Reembolsos registrados sobre el pago original
Control de impagos sin dejar a nadie fuera de clase
Fija un período de gracia en días (siete por defecto). Si una factura sigue sin pagar después de ese plazo, la membresía se marca como vencida y se avisa a la familia una sola vez, con educación. La lista de impagos te muestra cada familia con saldo pendiente, así que una conversación rápida sustituye a un mes de suposiciones.
La facturación nunca desactiva a un alumno. Un niño con una factura pendiente puede seguir entrenando y registrando su entrada; qué hacer con el saldo lo decides tú.
- Período de gracia configurable antes de marcar como vencida
- Un solo aviso a la familia, sin insistir
- La facturación nunca impide a un alumno ir a clase
Informes de pagos y panel
Consulta lo cobrado en cualquier período, desglosado por plan de membresía y por método de pago, con los reembolsos ya descontados. El panel muestra los ingresos junto a los socios y la asistencia, para que veas la salud de tu escuela en una sola pantalla. Los importes se muestran en la moneda de tu escuela: euros, dólares estadounidenses, leis rumanos y otras.
- Ingresos cobrados por plan y por método de pago
- Reembolsos descontados automáticamente
- EUR, USD, RON y otras, según tu escuela
Configura la facturación una vez y deja que funcione sola
-
1
Crea tus planes
Infantil, adultos, anual o familiar: precios, periodicidad, días de vencimiento y cuotas de alta.
-
2
Conecta Stripe
Vincula la cuenta de Stripe de tu escuela para que los padres puedan pagar con tarjeta.
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3
Asigna las membresías
Las facturas salen según el calendario, y los pagos y los saldos vencidos se actualizan solos.
La facturación está conectada con todo lo demás
Las facturas están ligadas a las membresías, las tasas de examen salen de los exámenes de grado y los padres pagan en su portal. Descubre las partes de ClubTide que trabajan con la facturación y cómo protegemos los datos de pago.
- Membresías, familias y fichas de socios →
- Portal para familias con pagos online →
- Exámenes de grado con tasa de examen →
- Control de asistencia a clase →
- Cómo se tratan los datos de tarjeta y la seguridad →
- Facturación para academias de BJJ →
- Software para escuelas de taekwondo →
- Precios de ClubTide →
Preguntas sobre facturación y pagos
¿Te quedan dudas? Escríbenos y te responderemos.
¿Adónde va el dinero de los pagos online?
Directamente a la cuenta de Stripe de tu escuela. ClubTide no retiene ni hace pasar tus fondos por sus cuentas. Stripe cobra sus comisiones de procesamiento habituales según tu acuerdo con Stripe.
¿Guarda ClubTide números de tarjetas de crédito?
No. Los datos de la tarjeta solo se introducen en páginas alojadas por Stripe. ClubTide guarda las referencias de Stripe que necesita y la marca y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta, solo para mostrarlos.
¿Se puede cobrar a los padres automáticamente cada mes?
Sí, si activas el pago automático en tu escuela. Los padres guardan una tarjeta en Stripe y cada cuota de membresía recurrente se cobra en ella al emitirse. Las facturas puntuales nunca se cobran automáticamente. Los padres pueden desactivar el pago automático desde su portal en cualquier momento.
¿Puedo aplicar descuentos por hermanos o becas?
Sí. Cada membresía puede tener un descuento porcentual con un motivo, como familia, beca, personal u oferta, y el descuento se aplica en cada factura.
¿Qué pasa cuando una familia no paga?
Tras el período de gracia, la membresía se marca como vencida y la familia recibe un único aviso. El alumno nunca se desactiva ni se le impide ir a clase; cómo gestionar el saldo lo decides tú.
¿Puedo seguir cobrando en efectivo y por transferencia?
Sí. Registra pagos en efectivo o por transferencia bancaria en cualquier factura, y la familia recibe un recibo igual que con un pago con tarjeta.
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